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Die Aufbewahrung der Unterlagen erfolgt in der Regel mit der Absicht, dass eine Reproduktion der bildlichen Wiedergabe auch eine Beweiswirkung (z.B. im Gerichtsverfahren) erlagen soll. Unter welchen Bedingungen eine Beweiswirkung erreicht wird, ist in § 110 d SGB IV „Beweiswirkung“ geregelt: "Ist eine Unterlage nach § 110 a Abs. 2 auf anderen dauerhaft maschinell verwertbaren Datenträgern als Bildträgern aufbewahrt und 1. die Wiedergabe mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz dessen versehen, der die Wiedergabe auf dem dauerhaften Datenträger hergestellt hat [...] und ist die qualifizierte elektronische Signatur dauerhaft überprüfbar, können der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit die Daten auf diesem dauerhaften Datenträger zugrunde gelegt werden, soweit nach den Umständen des Einzelfalles kein Anlaß ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden."

Es wird also für Unterlagen, die der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit zugrunde gelegt werden (und bei Bedarf Beweiswirkung haben sollen), die qualifizierte elektronische Signatur gefordert. (Dadurch soll die sogenannte Funktionsäquivalenz hergestellt werden.)

Aus technischer Sicht (ich bin kein Jurist) sind m.E. an § 110 d SGB IV „Beweiswirkung“ zwei Aspekte interessant:

a) Zum einen heißt es, dass die Wiedergabe von demjenigen mit Signatur zu versehen ist, der sie hergestellt hat. Dies würde bedeuten, dass die Person, die den Scanner bedient die Signatur erzeugen muss, oder?

Nach dem Scannen werden aber typischer Weise Schritte zur Bildverbesserung (und auch OCR) durchgeführt, die zu Änderungen am Bild führen können. Denkbar ist auch, dass Dokumente oder einzelne Seiten erneut gescannt werden müssen, wenn sie nicht oder nur sehr schlecht lesbar sind. Erst nach diesen Arbeitsschritten macht das Signieren Sinn. Wie will man bei arbeitsteiliger Organisation der Schritte nun aber die Dokument nun jeweils der Person zuordnen, die das Scannen durchgeführt hat. Das ist in größeren Organisationen nicht praktikabel. Es gibt Interpretationen dieser Formulierung, die dahin gehen, dass (auch) derjenige die bildliche Wiedergabe signieren darf, der deren Übereinstimmung mit dem Original geprüft hat. Dies lässt sich arbeitsorganisatorisch meist einfacher in der Praxis umsetzen und wird durch entsprechende Komponenten im Scannprozess (z.B. von Captiva) umsetzen.

b) Obwohl nur die Beweiswirkung im Fokus des § 110 d steht, regelt er auch generell das Verfahren für Unterlagen, die allgemein der "der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit" zugrunde gelegt werden. Dies betrifft also alle Unterlagen, auf denen die Verwaltung ihr Handeln begründet und nicht nur solche, die auch tatsächlich Beweiswirkung entfalten sollen? Gilt es nur für Unterlagen, für die der Gesetzgeber die Schriftform vorschreibt? Eine solche Schlussfolgerung kann man eigentlich nicht ziehen, obwohl einige Kommentatoren davon ausgehen (Vgl. z.B. Steinbach in Hauck/Noftz, SGB IV, K § 110d Rz 3, wenn auf § 126a Abs. 1 BGB verwiesen wird).

posted by Thomas Off  # 14:01