Im Blog finden sich Beiträge zu Themen, wie Elektronsiche Akten (eAkte), Electronic Government (eGovernment bzw. E-Government), Elektronsiche Signatur und Data Warehouse in der öffentlichen Verwaltung.
Für die öffentliche Verwaltung gilt auch bei der elektronische Aktenführung die allgemeinen Grundsätze zur Aktenführung, wie sie für die Akte in Papierform aus § 29 VwVfg abgleitet wurden. Daten, die in Zusammenhang mit einem Verwaltungsverfahren erhoben, produziert und manipuliert wurden, müssen elektronisch registriert, abgespeichert und ebenso elektronisch abgerufen werden. Dabei müssen Wahrheit und Vollständigkeit auch bei einer elektronischen Akte sichergestellt werden. Zu diesem Zweck müssen die Informationen, die zu einer Akte gehören, die zweifelsfreie Zuordnung zu eine bestimmten Bezugsobjekt ermöglichen, so dass sie als Einheit erkennbar sind.
In einer elektronischen Akte muss erkennbar sein, wer in welcher Form auf die Verwaltungsentscheidung Einfluss genommen hat. Nachträgliche Korrekturen müssen als solche für Dritte erkennbar sein. Insbesondere dürfen keine unberechtigten Löschungen vorgenommen worden sein.
Eine besondere Herausforderung besteht in der hybriden Aktenführung, wenn neben den elektronischen Daten auch Unterlagen in Papierform gehören. In einem solchen Fall umfasst keines der Systeme die vollständigen Informationen. Dieser Fall ist beispielsweise für medizinische Akten (z.B. eines personalärztlichen oder arbeitsmedizinischen Dienstes innerhalb der Verwaltung) ein realistisches Szenario. Die Überführung von existierenden medizinischen Unterlagen (z.B. eines EKG, eines Röntgenbildes) ist nicht nur wegen ihres unförmigen Formates und besonderen Qualitätsanforderungen nicht trivial. Eine pragmatische Lösung ist die Führung von hybriden Akten, bis auch digitales Röntgen oder eine medizinische Geräteschnittstelle nutzbar ist.
Im Fall hybrider Akten sind gegenseitig Verweise auf die jeweils ergänzenden Teile anzubringen, die auch von Dritten nachvollzogen werden können. Es muss also möglich sein, die einzelnen Teile zu einem Ganzen zusammenführen zu können.
Auf die weiterführenden Anforderungen, die sich aus Sicht des Datenschutzes an elektronische Akten stellen oder auf Fragen der Signatur und deren Langzeitsicherung entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von beispielsweise 30 Jahren wird hier nicht weiter eingegangen. Diese Themen müssen unter Bezugnahme auf den konkreten Anwendungsbereich behandelt werden.
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